Privacybeleid

1. Wie is verantwoordelijk

Kesu
Beukenlaan 76, 3203 AC Spijkenisse, Nederland
KVK: 57435626
E-mail: [email protected]

Voor je accountgegevens en de afgeleide bongegevens die wij in onze eigen database opslaan, is Kesu de verwerkingsverantwoordelijke. De originele bestanden (foto's/PDF's) worden in jouw eigen Google Drive of OneDrive opgeslagen en blijven onder jouw beheer; daarvoor ben jij verantwoordelijke en treedt SlimBon op als hulpmiddel dat in jouw opdracht bestanden aanmaakt. Gebruik je SlimBon namens een organisatie of accountantskantoor, dan kunnen aanvullende (verwerkers)afspraken gelden.

2. Welke gegevens verwerken we

• Accountgegevens — naam en e-mailadres, via je Google-login
• Refresh token (Google of Microsoft) — een langlevende toegangssleutel waarmee de app namens jou bestanden in je Google Drive of OneDrive kan opslaan zonder dat je telkens opnieuw hoeft in te loggen. Versleuteld opgeslagen in onze database. Je kunt deze toegang op elk moment intrekken via je Google- of Microsoft-accountinstellingen.
• Bongegevens — uit je bonnen afgeleide gegevens zoals winkel, datum, bedrag, btw-nummer, categorie, bestandsnaam en kwartaal
• Bonafbeeldingen — de foto's/PDF's van bonnen. Deze worden opgeslagen in je eigen Google Drive of OneDrive en tijdelijk verwerkt voor AI-analyse (zie artikel 5).
• Technische gegevens — minimale gegevens die nodig zijn voor de werking en beveiliging van de dienst (zoals sessiegegevens). We gebruiken geen tracking.

We verwerken geen wachtwoorden en gebruiken geen locatie- of apparaatgegevens voor tracking of profilering.

3. Doelen en rechtsgrondslagen

Doel	Rechtsgrondslag (AVG)
Inloggen en authenticatie	Uitvoering overeenkomst (art. 6.1.b)
Bonnen analyseren met AI	Uitvoering overeenkomst (art. 6.1.b)
Bongegevens opslaan en synchroniseren	Uitvoering overeenkomst (art. 6.1.b)
Bestanden opslaan in je Google Drive of OneDrive	Uitvoering overeenkomst (art. 6.1.b)
Beveiliging en misbruikpreventie	Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f)

4. Je bestanden blijven van jou

Foto's en PDF's worden opgeslagen in je eigen Google Drive of OneDrive, niet op onze servers. SlimBon vraagt uitsluitend toegang tot bestanden die de app zelf aanmaakt (bij Google via de machtiging drive.file) en heeft daardoor geen toegang tot de rest van je opslag. SlimBon verwijdert nooit je originele bonnen.

5. Verwerking door AI

Voor het afleiden van gegevens sturen we de bonafbeelding naar onze AI-leverancier (Anthropic, "Claude"). Een bon kan persoonsgegevens bevatten (zoals een naam of btw-nummer); die maken deel uit van de afbeelding die wordt verwerkt. De afbeelding wordt verwerkt om de gegevens te extraheren en wordt door de AI-leverancier niet gebruikt om modellen te trainen. De verwerking vindt plaats onder de voorwaarden en verwerkersafspraken van de betreffende leverancier.

6. Delen met derden

We delen gegevens uitsluitend met partijen die nodig zijn om de dienst te leveren (verwerkers), onder verwerkersovereenkomsten:

Partij	Doel
Anthropic (Claude)	AI-analyse van de bonafbeelding
Supabase	Authenticatie en opslag van account- en bongegevens
Google	Login via OAuth en opslag van bestanden in je eigen Google Drive
Microsoft	Login via OAuth en opslag van bestanden in je eigen OneDrive
DigitalOcean	Hosting van de applicatie en backend

We verkopen je gegevens nooit. Sommige leveranciers kunnen gegevens buiten de EU verwerken; in dat geval steunen we op passende waarborgen zoals EU-standaardcontractbepalingen.

7. Bewaartermijnen

Gegevens	Bewaartermijn
Account- en bongegevens (onze database)	Zolang je account bestaat; na verwijdering binnen 30 dagen gewist
Refresh token	Tot je de koppeling of het account verwijdert
Bonafbeeldingen bij AI-verwerking	Alleen tijdelijk voor de analyse; niet door ons apart bewaard
Originele bestanden in je Drive	Onder jouw beheer — wij verwijderen deze nooit

Let op: voor je administratie geldt een eigen wettelijke bewaarplicht (in Nederland in de regel 7 jaar). Het naleven daarvan, inclusief het bewaren van je originele bonnen in je Drive, is jouw verantwoordelijkheid. Het verwijderen van je SlimBon-account verwijdert je bestanden in je Drive niet.

8. Je rechten

• Inzage — opvragen welke gegevens we van je verwerken
• Rectificatie — onjuiste gegevens laten corrigeren
• Verwijdering — je account en de bijbehorende gegevens in onze database laten verwijderen
• Dataportabiliteit — je bongegevens exporteren (o.a. via Excel)
• Bezwaar en beperking — bezwaar maken tegen of beperking vragen van verwerking

Voor verzoeken: [email protected]. We reageren binnen 30 dagen.

9. Account verwijderen

Je kunt je account en de bijbehorende gegevens in onze database laten verwijderen via [email protected]. De bestanden in je Google Drive of OneDrive blijven staan en beheer je zelf.

10. Beveiliging

• Alle communicatie verloopt via versleutelde verbindingen (HTTPS)
• Toegang tot je gegevens vereist authenticatie
• We slaan geen wachtwoorden op
• Het refresh token (Google of Microsoft) wordt versleuteld opgeslagen
• Gegevens worden opgeslagen bij Supabase met toegangsbeperking op rijniveau

Geen enkele dienst kan absolute veiligheid garanderen; we nemen passende technische en organisatorische maatregelen.

11. Cookies en lokale opslag

SlimBon gebruikt geen tracking cookies. We gebruiken lokale opslag (localStorage) van je browser uitsluitend om je sessie en voorkeuren te bewaren voor de werking van de app.

12. Wijzigingen

Bij ingrijpende wijzigingen van dit beleid informeren we je ten minste 14 dagen vooraf via e-mail of in de app. De actuele versie staat altijd op deze pagina.

13. Klachten

Heb je een klacht over hoe we met je gegevens omgaan? Neem eerst contact op via [email protected]. Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

14. Contact

Kesu
Beukenlaan 76, 3203 AC Spijkenisse
[email protected]